提高生產力的有效團隊管理策略

2021-07-1615:32:05提高生產力的有效團隊管理策略已關閉評論

提高生產力的有效團隊管理策略

在最近的超上下文報告中,我們了解到 37% 的接受調查的經理認為他們角色中最重要的部分是讓團隊保持在正確的軌道上以實現目標。當團隊更好地協調一致、有工作目標并且能夠更好地溝通時,讓每個人都朝著同一個方向前進就變得更容易了。

提高生產力的有效團隊管理策略

在本文中,我們將介紹管理者可以實施以提高生產力的五種有效團隊管理策略,包括:?

  • 設定團隊目標
  • 舉辦有效的會議
  • 制定標準操作程序 (SOP)
  • 使文檔管理變得簡單而無縫
  • 擁有合適的技術:團隊管理軟件

讓我們潛入吧!

設定團隊目標

你能為你的團隊做的最好的事情就是給他們一個共同前進的方向。?

在 Steven Covey 的著作《高效能人士的 7 個習慣》中,他寫道,要養成以終的習慣。僅僅說“讓我們度過一個美好的季度”是不夠的。你需要定義你的最終目標是什么,并定義必要的目標和行動來讓你和你的團隊達到目標。?

OKR目標設定框架

根據您團隊的運作方式,確定最適合您的目標設定框架。Soapbox、GitLab、Google 等公司在 OKR 系統上運行。?

由已故的安迪·格羅夫 (Andy Grove) 開創,英特爾OKR前首席執行官代表“目標和關鍵結果”。OKR 將明確的目標與衡量如何實現這些目標的方法聯系起來。?

在創建 OKR 時,創建具有挑戰性但不令人沮喪的目標。最佳點是達到目標的 60-70%。如果您的得分較低,則說明團隊沒有達到預期目標,或者目標無法實現。得分更高意味著目標最初可能設置得不夠高。

與團隊合作創建目標

在確定您希望在給定時間范圍內(即季度、年等)實現的目標時,請務必與團隊合作確定您的目標。?

通過這樣做,您將能夠:

  • 鼓勵您的團隊參與關鍵決策
  • 讓您的團隊對您承諾的目標負責
  • 立即獲得有關團隊認為可以(而不是)實現的反饋
  • 包括更多關于如何最好地實現團隊目標的想法

與團隊一起定義目標的最佳方式是什么?

在您的下一個團隊或季度計劃會議上分配時間來討論團隊目標。分享您為團隊設定的目標,并向所有人開放,分享他們的想法、關注點和想法。?

持續審查您的目標

設定目標后,將其作為團隊會議議程上的重復項目。在此期間持續審查您的目標和進展將加強每個人的個人 KPI 如何逐步提升到整個團隊和公司的目標。?

這次不要關注數字,而是專注于:

  1. 你如何追蹤你的目標
  2. 從現在到時間線結束之間你需要做什么來實現這些目標

舉辦有效且富有成效的會議

考慮到大多數經理認為他們角色中最重要的部分是讓團隊保持正軌,最好的方法之一就是召開有效、富有成效的會議。但是,對于許多團隊來說,會議往往會浪費每個人的時間,因為它們沒有有效地運行。事實上,Atlassian 的一份報告發現,對于普通的會議參與者來說:?

提高生產力的有效團隊管理策略

來源

會議是不可避免的。然而,并非所有會議都是必要的。在您繼續進行下面的富有成效的會議清單之前,您需要了解為什么要開會以及您希望從中獲得什么。?

在安迪·格羅夫 (Andy Grove) 的著作《高產出管理》(?High Output Management) 中,他將會議分為兩種類型:?

面向過程的會議

這些是您會更頻繁地舉行的會議。通常,這些會議的目的是在團隊之間共享知識。此類會議的示例可能包括您的定期團隊會議、一對一會議、回顧會議等。參加這些會議的每個人都應該知道:?

  • 會議如何進行
  • 通常討論的內容
  • 會議的目標是什么

以任務為導向的會議

這些是更多的臨時會議。這次會議的目的是產生特定的輸出,比如做出決定。為了使這些會議取得成功:?

  • 需要有人負責這次會議并對會議的結果負責
  • 所有與會者必須清楚地了解會議的目的和目標

在理想的世界中,這些會議很少發生,因為您在此類會議中要討論的所有內容在面向流程的會議中都已涵蓋。然而,根據 Grove 的說法,您可以預期面向流程的會議將解決您團隊 80% 的問題。其他 20% 將包含在這些類型的會議中。

總的來說,當您能夠召開有效的會議時,您將能夠更好地協調并創建一個更有凝聚力的團隊。

富有成效的團隊會議清單

如果您不確定如何改進您的會議,這里有 12 件事您需要做才能使會議富有成效。

會前:

  • 出勤率:?確保每個需要到場的人都能到場。
  • 設定會議目標:不要為了會議而開會。?
  • 提前分享議程:鼓勵每個人都為此做出貢獻。
  • 為會議做準備:為您的團隊樹立先例,讓每個人都應該準備好參加這些會議,討論議程上的內容。

會議期間:

  • 消除任何干擾。這可以像放下筆記本電腦并將手機設置為靜音一樣簡單。
  • 遵循你的議程:你做一個是有原因的......遵循它。
  • 做筆記:記錄討論的內容、做出的決定以及做出這些決定的原因。?
  • 鼓勵人們暢所欲言:對于團隊會議尤其如此。團隊不是由一個聲音組成,而是由許多聲音組成。

會后:

  • 向所有人發送會議記錄:讓每個人都盡可能輕松地訪問會議記錄,以避免會議結束后重復對話。?
  • 分配會議跟進:讓個人對他們在會議期間達成的共識負責。?
  • 征求會議反饋:人們對即將到來的一周感覺更好嗎?他們是否覺得這次會議很好地利用了他們的時間?
  • 迭代反饋:如果你的團隊告訴你會議沒有很好地利用他們的時間,問他們為什么。將您收到的反饋付諸行動,以便在下一次團隊會議中提高工作效率。

制定標準操作程序 (SOP)

標準操作程序是提供明確的指示用于完成特定任務的文檔。SOP 為團隊和個人應該如何完成某些流程提供了明確的指導。?

SOP 的重要性

在您的團隊中實施 SOP 有很多好處,最大的好處是減少了經理對團隊進行微觀管理的需要。?

根據《停止在工作中的欺凌》一書的作者 Teresa A. Daniel 的說法,微觀管理“甚至會壓制最有才華和動力的員工的精神和動力”。微觀管理會很快導致倦怠,或者更糟的是,自愿離職。?

盡管有很多方法可以讓微觀管理者冷靜下來,但為您的團隊實施 SOP 是一個很好的開始。原因如下:?

使流程系統化,讓管理人員后退一步

當團隊能夠記錄和構建流程時,它允許每個人以有凝聚力的方式向前推進。您的團隊將減少第一次做某事可能帶來的時間和精力(和錯誤)。通過系統化的流程,管理人員可以從參與計劃和執行任務的每個階段退后一步。?

讓每個人都在同一頁面上(并負責)

將所有內容記錄在一處,個人更有責任遵守最佳實踐和內部流程。?

但是,在構建 SOP 時,這不應是自上而下的方法。相反,讓所有相關利益相關者和擁有所需知識的個人參與進來,以構建最符合團隊生產力和整個組織利益的流程。

SOP 用例示例

構建 SOP 有很多用例。讓我們來看看一些用例,讓您更好地了解如何為您的團隊實施和使用一個用例。

員工培訓和入職

一個哈佛商業評論的研究發現,近33%的新員工尋找他們的第6個月內新工作;?很多這種流失是由于糟糕的入職經驗或缺乏適當的員工培訓。SOP 允許您的團隊通過標準化應該采取哪些步驟來正確地入職和培訓新員工,確保每個加入您組織的新人從第一天起就取得成功。

提高生產力的有效團隊管理策略

來源。查爾斯縣緊急服務部員工入職 SOP 示例)

保持業務知識

員工流失是不可避免的(這沒關系)。無論是個人辭職、升職還是退休,人們都會在某個時候離職。這就是為什么您需要讓接管這些職責的人員盡可能輕松無縫地獲得所需的所有必要信息,以便從最后一個人離開的地方接手。?

如何編寫 SOP

在創建標準操作程序時,您應該記住一些事項。我們將在本節中簡要介紹它們,但是如果您想了解更多信息,請查看Helpjuice 編寫有效 SOP 的指南。

在編寫 SOP 時,重要的是您:

確定您的目標為什么要創建此文檔?最終用戶應該從閱讀本文檔中獲得什么?

讓必要的利益相關者參與:誰需要參與創建此文檔?這應該是一項協作努力。一種自上而下的方法將那些實際上將經歷既定流程的動作的個人排除在外是行不通的。?

確定應包含哪些信息(以及如何呈現):如果 SOP 過于強大而不是有用,則它不再有用。在創建您的 SOP 時,將其編寫為與組織完全陌生的人共享它。?

寫出來并讓多人審核:這是您真正將所有這些討論和計劃付諸行動的時候。但是,在您將 SOP 發布到野外之前,請讓不同的人通讀該文檔并向您提供反饋。?

專業提示:在編寫 SOP 時,請嘗試使用10/50/99 方法以避免由于簡單的誤解(即文檔的目標不一致)而不得不完全重新啟動項目。?

繼續改進和迭代您的流程:您的團隊、組織和行業將隨著時間的推移而發展。也許一個新工具會添加到您的技術堆棧中,并且可以自動化某些流程。關鍵是,事情會隨著時間的推移而改變,你的 SOP 應該隨著這些變化而發展。這將確保您的團隊繼續有效運作。

當您的團隊養成維護知識文檔的習慣時,它可以確保組織內的其他人仍然可以使用他們所經歷的知識、專業知識和學習。?

使文檔管理變得簡單而無縫

沒有什么比整理雜亂無章的 Google 驅動器更令人沮喪的了,文件無處不在。?

實際上:

  • 86% 的受訪員工在查找特定辦公文件時遇到困難
  • 46% 表示查找辦公文件具有挑戰性且耗時
  • 83% 最終重新創建現有文檔,因為他們無法找到原始文檔
  • 65% 發現難以檢查、批準和以其他方式使用辦公文件和文件

知識庫有助于最大限度地減少這些挫折。

什么是知識庫?

一個知識基礎就是信息存儲,組織和共享一個集中的空間。?

在內部創建時,知識庫的構建目的是使組織內的協作更容易。它使公司內的信息更易于訪問(從而有助于提高團隊的工作效率)。

知識庫如何提高團隊的生產力

一個夏洛特研究的皇后大學發現,接受調查的員工39%的人認為,人們在自己的組織沒有足夠的合作。造成這種情況的一個重要原因是工作場所的孤島。當信息沒有在團隊之間共享時(尤其是那些相互協作的團隊),就很難更快地完成工作。它會造成障礙,而不是提高生產力。?

提高生產力的有效團隊管理策略

來源

事實上,麥肯錫的一份報告發現,互動工作者平均將近 20% 的時間用于搜索相關內部信息或向同事尋求答案。這意味著每個工人一周中至少有一整天的時間花在尋找信息上。此外,麥肯錫還發現,可搜索的知識記錄(知識庫)可以將員工花在搜索公司相關信息上的時間減少多達 35%。?

事實證明,當您擁有知識庫時,一周內就有足夠的時間來完成工作。?

“溝通應該通過完成工作所需的最短路徑,而不是通過‘指揮鏈’?!?-埃隆馬斯克

無論是自上而下的層次結構,還是團隊將信息作為人質,當您讓人們難以訪問信息時,就會扼殺生產力。如果您還沒有,請開始構建您的知識庫,您會看到整體生產力水平的提高。

擁有合適的技術:團隊管理軟件

說到建立您的知識庫,在以下方面擁有合適的團隊管理應用程序確實可以提供幫助:?

  • 打破孤島
  • 保持團隊的責任感、協作性和生產力
  • 為團隊中的每個人提供成功所需的工具

事實上,49% 的千禧一代支持用于工作場所協作的社交工具,其中 40% 的人會自費購買社交工具以提高效率。顯然有必要將此類工具引入您的團隊。?

以下是一些可以幫助提高團隊生產力的團隊管理工具。

  • Helpjuice建立知識庫(并打破那些討厭的筒倉)
  • 用于提高會議效率和建立團隊責任感的超上下文
  • Slack?用于組織范圍內的溝通并盡可能保持收件箱清潔
  • Trello讓每個人都了解項目進展情況
  • 為所有或部分遠程團隊進行縮放以獲得更高質量的虛擬會議

總結

在提高團隊生產力方面,您可以進行很多更改和改進。?

從確定您的目的地開始,并繼續改進您的團隊到達目的地的方式。這將區分一個高效的團隊和一個沒有的團隊。

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